Ventajas y desventajas de oficinas virtuales

Es de suma importancia considerar los requisitos y necesidades de una organización a la hora de determinar las herramientas adecuadas para utilizar para tareas específicas. A continuación estaremos discutiendo varios fines y los programas mas adecuados para utilizar para dichas necesidades.
Comencemos por explicar que para sistemizaruna organización es necesario establecer unos datos los cuales entran a un sistema, el cual eventualmente convertirá estos en valiosa información con la cual se pueden crear; promedios, cuestionarios, encuestas, cheques, evaluaciones, etcétera. En primer lugar me daré a la tarea de definir “input” que no es otra cosa que el método utilizado para entrar datos en un sistema, los cuales a su vez van aser procesados por un programa y organizados de manera tal que puedan totalizarse, compararse o analizarse de alguna manera mas simple. Entre estos tenemos los dispositivos de reconocimiento de voz o “voice recognition devices”, terminales, que no es otra cosa que una computadora con todos sus componentes ya sea esta portátil, personal u otra, pantallas sensitivas al tacto, escáner de barras,lectores de data óptica, dispositivo de punto de ventas, cajeros automáticos, identificación de frecuencia radial, y dispositivo de reconocimiento de tinta magnética. Para lograr cuestionarios impresos debemos, en primer lugar determinar el medio de entrada; en este caso seria una computadora de escritorio o portátil con un teclado. Esta debe contar con un impresor o “printer”. Debemos tener bienclaro que de acuerdo a la complejidad del producto dependerá la magnitud o rapidez del impresor. El programa o “software” más adecuado para este fin seria un procesador de palabras, el cual se utiliza para editar e imprimir documentos de contenido en texto. Para encuestas telefónicas el método mas adecuado seria, obviamente un teléfono, una computadora y un programa que provea la facilidad depromediar o calcular estadísticas de acuerdo a lógica, data fechas, horas, etcétera. El programa mas adecuado para este fin seria de tipo “spreadsheet”. Para producción o preparación de cheques existen programas “off-the-shelf” que sirven este propósito los cuales ya vienen con programas, tutorías y en muchos casos hasta el formato o cheque necesario para la creación de estos. Para la creación deetiquetas se puede considerar igualmente, un programa “off-the-shelf” que sirva este propósito y que a su vez tenga las mismas ventajas que el descrito anteriormente.
Vale la pena especificar que de acuerdo a la magnitud del proyecto que se propone, se determinara si se utilizara un programa pre-fabricado o si se debe considerar la creación de un programa que se ajuste a las necesidadesespecíficas de la organización. Las ventajas de esta última alternativa serian; que se prepara específicamente a la demanda o necesidades del proyecto, que se toma parte en la preparación lo que permite más control de los resultados y finalmente, que existe un margen de flexibilidad en cuanto a las posibles modificaciones futuras de acuerdo a futuras necesidades. Las desventajas, por otra parte son; que laproducción o preparación de este puede ser larga y costosa y que el personal que eventualmente trabaje con este sistema no pueda llenar las demandas del sistema. Por otra parte en el caso de un programa pre-fabricado las ventajas serian; bajo costo, programa creado de acuerdo a determinados fines de una necesidad especifica y finalmente, que es muy probable que sea de alta calidad pues ya a sidoprobado por muchos clientes. Las desventajas son; que se pague por un programa con “features” que es probable que no se utilicen al máximo o simplemente no se utilicen, que el programa no llene todas las necesidades o expectativas requeridas para el proyecto o fin determinado o que el programa tenga requerimientos de equipo que no se tenga disponible en el sistema utilizado.
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