EL PRESUPUESTO DE COMPRAS
El presupuesto se define como “la formulación de planes para un futuro periodo, dado en términos numéricos”.
Los presupuestos forman parte de la planeación y representan la cristalización financiera anticipada de los recursos y necesidades de la empresa. Constituyen un medio de regulación entre los ingresos y los gastos de un periodo definido.
La formulación y aplicaciónde los presupuestos proporcionan:
* Establecimiento de controles financieros.
* Instrumento de medición de esfuerzos en la actuación de las diversas áreas integrantes de la empresa.
* Posibilidad de evaluación de resultados, que permitan detectar desviaciones a lo planeado y determinar medidas de corrección.
Presupuesto de operación
El presupuesto de operación de la gerencia decompras se refiere alas estimaciones de gastos a efectuar, necesarios para llevar a cabo l operación normal de la misma y comprende entre otros los siguientes conceptos:
a) Sueldos
b) Tiempo extra
c) Gastos de representación
d) Gastos de viaje
e) Comunicación (teléfono, telégrafo, télex, etc.)
f) Papelería y artículos de escritorio
g) Mobiliario y equipo
h) Suscripcionesi) Cursos de entrenamiento, etc.
Presupuesto de compra de materiales o partes
Dentro de este presupuesto se incluyen todas aquellas partidas que vienen a constituir el costo de los ensambles o partes principales, esto es, materia prima, mano de obra directa, gastos indirectos y gastos de operación.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PRESUPUESTOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COMPRASPronóstico de Ventas

Presupuesto de Gastos del Departamento
Presupuesto de
Materiales
Presupuesto de Finanzas
Presupuesto de Compras
Presupuesto de Producción
Presupuesto de Ventas

El pronóstico de ventas es la elaboración del presupuesto de ventas, el cual a su vez proporciona información para la elaboración de los presupuestos de producción y compras.

Procedimiento
1. Formación del grupode trabajo que deberá componer básicamente del jefe del depto. de compras y de aquellas personas que ocupen puestos afines a la función presupuestal.

2. Fijación de las responsabilidades para los integrantes del grupo de trabajo.

3. Establecimiento de la coordinación con los grupos encargados de la elaboración de los otros presupuestos funcionales.

4. Especificación clara del programadel trabajo con determinación de tiempos en la realización de cada una de las actividades, indicando las etapas que deberán cubrir.

5. Programación de reuniones a efecto de aplicar correcciones en caso de ser procedentes y de calificar el grado de avance.

6. Elaboración de los documentos que contendrán l información presupuestal de compras.

7. Discusión del diseño de los documentosinformativos con el grupo patrón o especializado en la elaboración del presupuesto general (este grupo patrón suele centralizar el diseño en los documentos informativos).

8. Estudio de los costos correspondientes al periodo presupuestal anterior y determinación de los índices de incremento.

9. Estimación de los costos del periodo presupuestal siguiente e igualmente estimación de los índicesde incremento. (De acuerdo a largo plazo fijado para la elaboración del presupuesto general, lo expresado en este inciso abarcara un determinado número de años futuros).

10. Recepción de los pronósticos y del presupuesto de Ventas en calidad de proyectos, a fin de obtener las bases necesarias para la programación de Compras.

11. Recepción de los programas de producción establecidos en elproyecto del presupuesto de Producción.
12. Elaboración del proyecto de lo que será el presupuesto de Compras en sus divisiones siguientes:
13.1 Cantidades a comprar
13.2 Costos de adquisición
13.3 Fechas de compra
13.4 Plazos de entrega
13.5 Fechas de consumo. (Referimos el concepto de consumo para calificar el uso de los materiales en producción, o bien para…